Lignes directrices pour les réunions/événements accessibles

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Planification de la réunion ou de l’événement

Chaque réunion ou activité est différente et chaque participant a des besoins différents. Ces lignes directrices sont utiles pour organiser des réunions et des activités de faible envergure.

Pour les événements plus importants, comme des conférences et des sommets, des éléments supplémentaires sont à prendre en compte. Il convient de consulter pour cela le guide Planifier des événements inclusifs et accessibles – Guide à l’intention des fonctionnaires fédéraux Lien interne, lors de la planification d’événements d’envergure.

• L’aspect le plus important lors de l’organisation d’une réunion ou d’une activité accessible est de maintenir les communications ouvertes, claires et respectueuses entre toutes les parties.

• Les fournisseurs de service sont des professionnels hautement formés et qualifiés. La plupart d’entre eux possèdent un long historique de collaboration avec EDSC et ses intervenants; il est important de maintenir une relation de travail positive.

• Les services d’accessibilité ne nécessitent pas toujours d’énoncé des travaux, s’il s’agit de services génériques et non spécialisés. Il est possible d’accepter un devis et de payer à l’aide d’une carte de crédit d’entreprise.

• Consulter le document suivant pour de plus amples détails: Énoncé des Travaux (EDT) Lien interne

• Veillez toujours à vérifier au préalable que le fournisseur de service accepte les cartes de crédit.

Pour des services d’accessibilité à fournisseur exclusif Lien interne (moins de 40 000 $), il est nécessaire de prouver qu’il n’existe aucune autre source d’approvisionnement pour le même service ou un service équivalent.

• Accédez à cette page pour prendre connaissance des questions du Conseil du Trésor pour les fournisseurs uniques.
• Consultez ici la feuille de route sur l’approvisionnement d’EDSC. Lien interne
• Pour des questions supplémentaires sur l’approvisionnement, consultez le document suivant : Comment joindre l’Équipe d’approvisionnement d’EDSC Lien interne

Avant la réunion ou l’événement

• Accessibilité par défaut dès le début : les planificateurs de réunion ou d’événement sont encouragés à tenir compte de l’accessibilité dès le début et non de la mettre en œuvre seulement après les faits.

• Indiquez toujours dans l’invitation à la réunion que les employés nécessitant des mesures d’adaptation, comme une interprétation en langue des signes, une traduction en temps réel des communications (les services de CART sont une traduction en temps réel de la parole en texte de tous les mots prononcés et les sons environnementaux), des polices plus grandes, etc., devraient communiquer avec l’organisateur dès que possible, afin d’assurer la disponibilité de ces services.

• Les demandes de mesures d’adaptation envoyées à l’organisateur devraient comporter une échéance, afin de veiller à ce que la mesure d’adaptation puisse être organisée avec suffisamment de préavis et que le fournisseur de service soit disponible.

• Si des participants ont besoin de mesures d’adaptation, il convient d’effectuer un suivi pour confirmer s’ils fourniront leurs propres services ou s’ils souhaitent que vous les organisiez. Demandez-leur s’ils ont un fournisseur de service préféré.

• Fournissez plusieurs méthodes de participation à la réunion, comme par téléphone, en ligne et par dispositifs mobiles.

• Planifiez des pauses-santé pour les réunions plus longues et veillez à les respecter.

• Elles sont utiles aux participants pouvant devoir prendre des médicaments, des pauses pour leur chien d’assistance, des soins autoadministrés, ou autres.

• Les participants peuvent ne pas être à l’aise de faire part de leur handicap aux organisateurs et ne pas souhaiter que leurs renseignements soient transmis ou utilisés ailleurs. Pour veiller à ce que les participants soient à l’aise de demander la mesure d’adaptation dont ils ont besoin, fournissez-leur un lien vers la politique de confidentialité :Énoncé de confidentialité d’activités de consultation et de mobilisation d’EDSC

• Pour une réunion de type portes ouvertes, pour laquelle vous ne pouvez pas connaître les besoins de vos participants, vous devriez fournir autant de mesures d’adaptation que possible, notamment, mais sans s’y limiter, une traduction simultanée anglais-français, une traduction CART (Traduction en temps réel des communications), une interprétation en langue des signes des États-Unis (ASL – en anglais) et en Langue des signes québécoise (LSQ – en français). Vous devrez organiser une interprétation en langue officielle (anglais – français) si les deux langues sont utilisées au cours de l’activité.

• Veuillez consulter la page Services CART et interprètes en langue des signes pour de plus amples renseignements sur les services CART et d’interprétation en langue des signes.

• Il convient de souligner que l’ajout de multiples mesures d’adaptation peut accroître la complexité technique (p. ex., besoin de plusieurs canaux pour une interprétation simultanée). Si des mesures d’adaptation spéciales sont nécessaires, veuillez communiquer avec nous en créant une demande.

• Veillez à ce que tous les courriels, documents et présentations associés à la réunion soient accessibles et envoyés aux participants et à tous les fournisseurs de service au moins une semaine avant la réunion.

• Consultez la page Documents accessibles – du Bureau de l’accessibilité des TI d’EDSCpour de plus amples renseignements sur la création de documents accessibles.

• Pour des réunions bilingues, envoyez les documents et présentations unilingues (un exemplaire en anglais, un en français) une semaine au préalable aux participants et à tous les fournisseurs de service. Les présentations devraient également comprendre les notes d’allocution des présentateurs traduites ainsi que le texte de remplacement.

• Veuillez consulter les recommandations en matière de langues officielles (LO) pour de plus amples informations concernant les recommandations en matière de langues officielles.

Pratiques exemplaires pour les présentateurs

Consultez la section Informer l’équipe de l’événement, les animateurs et les présentateurs Lien interne du guide Planifier des événements inclusifs et accessibles – Guide à l’intention des fonctionnaires fédéraux. Lien interne

• Annoncez votre nom avant de prendre la parole.
• Utilisez un langage clair et simple et expliquez tous les termes et les acronymes.
• Parlez à un rythme modéré et articulez clairement.
• Trouvez un environnement paisible pour éviter les distractions sonores.
• Utilisez un arrière-plan simple et non distrayant.
• Utilisez un éclairage adéquat lors d’un partage vidéo pour les personnes lisant sur les lèvres.
• Faites face à la caméra lorsque vous parlez, pour les personnes lisant sur les lèvres.
• Respectez le temps qui vous est imparti, pour permettre les pauses-santé et la clôture de la réunion à l’heure prévue.

Déroulement de la réunion

• Utilisez la fonctionnalité Spotlight pour mettre en vedette la vidéo des présentateurs et des interprètes en fonction des besoins, afin que tous les participants puissent se concentrer sur ces vidéos.

• Présentez les interprètes et/ou les sous-titreurs au début de la réunion.

• Rappelez aux participants la façon d’épingler les vidéos des interprètes et des présentateurs, le cas échéant.

• Incluez le lien vers le service de sous-titrage dans la section de clavardage au début de la réunion, puis à nouveau dix minutes plus tard. Le lien vers le service de sous-titrage peut également être envoyé par courriel aux participants et être inclus dans l’invitation.

• Lorsque cela est possible et avec le consentement de tous les participants, configurez la réunion pour qu’elle soit enregistrée, afin de permettre aux participants de la visionner et de prendre des notes à leur rythme.

• Avisez les participants de la façon dont l’enregistrement leur sera transmis et à quel moment.

• Pour les réunions et événements d’envergure, veillez à ce que les fonctionnalités de son et de vidéo des participants ne présentant pas soient désactivées dès leur accès et informez-les en conséquence.

• Décrivez tous les supports visuels (comme les diapositives PowerPoint et les partages d’écran).

• Si vous utilisez MS Teams, encouragez les présentateurs à utiliser la fonctionnalité de partage de présentation PowerPoint au lieu de partager leur écran pour permettre aux utilisateurs de technologies d’aide d’interagir avec la présentation.

• Mentionnez aux participants d’utiliser la fonction de clavardage uniquement pour poser des questions, car il peut être trop demandant et distrayant pour certains de recevoir un grand nombre de messages instantanés.

• Lisez les messages instantanés pertinents à voix haute.

• Mentionnez aux participants d’utiliser la fonction de main levée pour poser des questions. Les participants peuvent faire un geste devant leur caméra ou envoyer un message instantané dans la section de clavardage, s’ils ne parviennent pas à utiliser la fonctionnalité de main levée.

• Veillez à ce qu’un organisateur de la réunion ou un présentateur surveille le flux vidéo pour remarquer lorsque quelqu’un fait un signe à la caméra.

• Offrez un espace inclusif et sécuritaire en encourageant un langage tenant compte des handicaps au cours des réunions, en sensibilisant au langage capacitiste et à la terminologie préférée.

• Évitez les expressions telles que « faire sourde oreille », etc.

• Encouragez les expressions comme une « personne en situation de handicap » et non un « handicapé » ou une « personne en fauteuil roulant », etc.

• Découragez les discussions entre les participants. Une seule personne devrait parler à la fois, pour permettre une communication claire.

• Encouragez les participants souhaitant intervenir à utiliser la fonctionnalité de main levée ou, s’ils n’y parviennent pas, à faire un signe à la caméra ou envoyer un message instantané avec la fonction de clavardage.

• Rappelez aux participants le comportement à adopter lors d’une activité en ligne :

• Mettre le micro en sourdine lorsque l’on ne parle pas.

• Encourager les participants à utiliser un langage clair et simple.

• Désactiver la caméra, lorsque l’on ne parle pas, pour réduire les stimuli visuels.

• Activer la caméra lorsque l’on parle, pour que les personnes lisant sur les lèvres puissent le faire.

• Certains participants peuvent souffrir d’anxiété ou d’autres besoins d’adaptation ne leur permettant pas d’apparaître à l’écran. Si des participants ne peuvent pas se montrer à l’écran, veillez à ce que leur message soit tout de même clairement communiqué à tous les autres participants.

• Après la réunion, envoyez par courriel les documents et liens pertinents partagés par messagerie instantanée.

• Efforcez-vous de terminer la réunion à temps, afin de respecter les emplois du temps et le temps des participants.

Résumé des conseils d'accessibilité

Voici un résumé de cette page sur les conseils d'accessibilité: Réunions et événements accessibles - Résumé de la liste de conseils (DOCX, 28 KB)